Die Provinzial Rheinland hat ihren Außendienst mit dem mobilen Scanner imageFORMULA P-150 ausgestattet. Mussten die Mitarbeiter früher sämtliche Altverträge ihrer Kunden schriftlich erfassen, so können diese heute binnen weniger Minuten digitalisiert werden.

Die Versicherungsagenturen der Provinzial Rheinland beraten ihre Kunden über den optimalen Versicherungsschutz. In vielen Fällen müssen hierzu Verträge, die bei einem anderen Versicherer bestehen, ausgewertet werden. „Diese Unterlagen können wir natürlich nicht von unseren Kunden mitnehmen, also haben wir die nötigen Daten stets schriftlich notiert, was zeitaufwendig ist“, sagt Thomas Winkler, Geschäftsstellenleiter der Provinzial in Hückeswagen. Als stellvertretender Vorsitzender des Verbandes der Geschäftsstellenleiter der Provinzial Rheinland vertritt er die Interessen der 650 Geschäftsstellen der Provinzial Rheinland gegenüber der Düsseldorfer Zentrale.

Im Jahr 2009 reifte bei dem Versicherer der Plan, Arbeitsabläufe in den selbständig agierenden Geschäftsstellen zu digitalisieren, um mehr Zeit für die eigentliche Kundenbetreuung zu gewinnen. „Wir wollten weg vom zeitraubenden Umgang mit Papier im Außendienst und den Geschäftsstellen. Dieser Wunsch wurde immer häufiger an uns herangetragen“, sagt Direktor Ulrich Kühn, in der Düsseldorfer Zentrale der Provinzial verantwortlich für die technische Vertriebsunterstützung.

Basis der Digitalisierung sollten leistungsfähige Dokumentenscanner und Multifunktionssysteme sein. Die ebenfalls in Düsseldorf ansässige Codecentric AG, die als IT-Dienstleister die Provinzial Rheinland betreut, konnte mit dem Herner Canon-Partner Metzner Kopiersysteme einen kompetenten Dienstleister für dieses umfangreiche Projekt gewinnen. „Canon hat seinerzeit den imageFORMULA P-150 vorgestellt, und das war für alle Beteiligten natürlich ein Glücksfall, weil dieser mobile Scanner mit seinem Markteintritt Maßstäbe gesetzt hat in puncto Leistungsfähigkeit und Design“, erinnert sich Carsten Kulla, Vertriebsleiter Solution bei Metzner. „Uns war bei der Vorstellung schnell klar, dass wir mit diesem Scanner unserem Außendienst einen guten Dienst erweisen würden, denn er ist schnell, scannt unterschiedliche Formate problemlos und lässt sich einfach per USB-Kabel an einen Laptop anschließen“, sagt Till-Olaf Ullrich, Gruppenleiter und bei der Provinzial Rheinland zuständig für den Support und Anfragen der Geschäftsstellen.

Für die Optimierung der gesamten Abläufe in den Geschäftsstellen und die breit angelegte Digitalisierung sollten zudem weitere Systeme angeschafft werden. „Dabei wollten wir uns auf einen Hersteller und einen Partner verlassen können, damit der Service und die Ausstattung mit Verbrauchsmaterialien in einer Hand liegen“, so Ulrich Kühn. Vor Beginn des Projekts startete die Provinzial in vier ausgesuchten Geschäftsstellen einen neunmonatigen Test mit Systemen unterschiedlicher Hersteller. Die Qualität der Systeme von Canon überzeugte den Versicherer schließlich, und der Rollout der neuen Hardware begann Mitte 2010, organisiert durch Metzner Kopiersysteme. „Zunächst haben wir in einem ersten Schritt 300 Systeme zwischen Trier und Kleve geliefert und dazu eine Spedition für die logistischen Aufgaben eingebunden. Zudem sorgen wir auch für die Abholung der Altgeräte“, sagt Vertriebsleiter Kulla.

Dabei können die Geschäftsstellen aus einem Warenkorb an Systemen von Canon auswählen und so Zug um Zug ihre alte Hardware ausmustern. „Bis Anfang 2011 haben wir 1.000 Systeme installiert, davon allein 500 imageFormula P-150, die sehr stark nachgefragt werden. Die Digitalisierung ist damit auf einem sehr guten Weg“, so Ulrich Kühn. Zum Portfolio der von Metzner angebotenen Systeme gehören der professionelle Dokumentenscanner Canon imageFormula DR-3010C sowie die Multifunktionssysteme von Canon iR 1024iF, iR 2525i, iR C1021i, iR C2380i. Oft ist die Anschaffung eines Einstiegsmodells, etwa des iR 1024iF, für die Geschäftsstellenleiter Anlass, die Einrichtung papierarmer Abläufe weiter voranzutreiben. „Wir erleben das in der Praxis häufig. Der Verzicht auf Aktenordner oder beispielsweise die Möglichkeit, Vorlagen einfach zu scannen und per Mail zu versenden, anstatt sie zu faxen, überzeugt die Mitarbeiter vor Ort immer mehr“, berichtet Rolf John, der als Projektleiter bei der Provinzial verantwortlich für den Rollout der Scanner ist. Die ersten Scans mit einem Multifunktionssystem seien für die über 2.500 Mitarbeiter in den Geschäftsstellen meist der erste Schritt, ihre Bestände dann mit einem professionellen System zu erfassen.

Der Außendienst der Provinzial profitiert heute deutlich von der modernen Lösung: Mit dem imageFormula P-150 von Canon ist die Erfassung von Kundendokumenten vor Ort binnen Minuten schon während des Termins erledigt: Der schnelle A4-Duplex- Scanner scannt bis zu 15 Seiten in der Minute beidseitig in einem Arbeitsgang. „Ein weiterer klarer Vorteil ist, dass Canon mit CaptureOnTouch ein Scan-Tool mitliefert, das intuitiv und leistungsstark ist und auch mit dem Canon DR 3010C funktioniert. Damit bieten wir unseren Kunden nicht nur Hardware, sondern eine Lösung“, sagt Hans Winter, Sales Manager DIMS bei Canon Deutschland. „Nach unserer bisherigen Erfahrung legen die meisten Hersteller keinen sonderlichen Wert auf die Programme, die sie ihren Scannern beilegen. Meist ist die Bedienung umständlich und die Leistung wenig zufriedenstellend. Canon hat da ganz eindeutig einen anderen Weg beschritten, auch das war ein Grund für unsere Entscheidung“, ergänzt IT-Gruppenleiter Till-Olaf Ullrich.

„Die früher üblichen Medienbrüche aufgrund von papiergebundenen Prozessen in den Agenturen verschwinden langsam, und das gibt uns einen Zeit- und damit einen Kostenvorteil“, urteilt Thomas Winkler heute. Gleichzeitig lassen sich Kosten auch an anderer Stelle reduzieren, etwa indem die Geschäftsstellen Portokosten sparen, wenn sie gescannte Vorlagen per Mail versenden und gleichzeitig das Drucken von Faxvorlagen entfällt. Zwar verlangt das Versicherungsrecht von den Gesellschaften weiterhin, etwa Dokumente mit Unterschriften in Papierform zu lagern. Zahlreiche andere Schriftstücke lassen sich jedoch digitalisieren und dann entsorgen. „Zudem wird auch der Einzug von Penpads für digitale Unterschriften hier einen Fortschritt bringen“, urteilt Winkler. Zug um Zug wird das Konzept bis Mitte 2012 fortgesetzt, orientiert am Bedarf der Geschäftsstellen, die die Systeme nach ihrer Maßgabe auswählen und einsetzen. „Das Servicekonzept von Metzner Kopiersysteme hilft uns bei der Umsetzung dieses großen Projekts sehr – von der Erfassung des Bedarfs vor Ort über die Auslieferung, Einweisung und den anschließenden Kundendienst können wir uns auf eine komplette Servicekette verlassen“, urteilt Thomas Micke, Vertriebsleiter bei der Codecentric AG. „Wir haben damit das Fundament für eine einheitliche Digitalisierung von Dokumenten gelegt und werden in einem nächsten Schritt Dokumente sowohl in unserer Zentrale als auch in den Geschäftsstellen als PDF-Datei recherchierbar machen. Zudem gewinnen wir mit dieser modernen Lösung von Canon auch erheblich an Image in der Branche und demonstrieren unser Umweltbewusstsein erneut“, so das Fazit von Ulrich Kühn.

Canon Deutschland GmbH

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  • Canon imageFORMULA P-150
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